کارکنان واحد پردازش مجدد جزو کسانی هستند که نقش آنها در واحد مربوطه بسیار حیاتی می باشد. در این مقاله سعی کردیم موارد مهم در انتصاب این کارکنان را برای شما عزیزان شرح دهیم.
انتصاب کارکنان جدید
مقدمه
انتصاب مؤثر کارکنان جدید، یکی از پیش‌نیازهای حیاتی واحد پردازش مجدد کاربردی برای تجهیزات پزشکی (RUMED) است و بر این اساس باید جدی گرفته شود. این بخش، قسمتی از فرآیند تضمین کیفیت در سیستم مراقبت‌های بهداشتی نیز هست و بنابراین باید توجه بیشتری به این وظیفه صورت گیرد. اما نیاز به این امر با کاهش روزافزون منابع و افزایش فشارهای اقتصادی نیز تشدید می‌شود.
بی‌شک، انتصاب با انتظارات و تردیدهایی از سوی مؤسسه و کارمند جدید همراه است. سرمایه‌گذاری‌های مالی و زمانی مورد نیاز برای انتصاب کارمند جدید قابل توجه هستند و در نتیجه، به رویکردی ساختاریافته و کارآمد نیاز است.
دلایل انتصاب کارکنان به شدت مؤثر
- کارکنان RUMED، ضامن تجهیزات پزشکی با کیفیت هستند و بنابراین، باید به صورت مناسب مورد توجه قرار گیرند؛ زیرا تنها کارکنان راضی و آموزش‌دیده می‌توانند کیفیت لازم را ارائه دهند.
- در شرایط سخت اقتصادی؛ حفظ، انگیزش و توسعۀ بیشتر کارکنان شایسته و متعهد به صورت خاص مهم است. بنابراین باید میزان نوسانات و کناره‌گیری شغلی کاهش یابد و کارکنان جدیدتر ارتقاء یابند.
- علاوه بر این، باید از این موضوع اطمینان حاصل کرد که فرصت کافی برای توسعۀ بیشتر به کارکنان داده می‌شود.
- انتصاب کارکنان جدید به شکل‌گیری و در واقع، تعیین نگرش و انگیزۀ آنها در محل کار کمک می‌کند.
اهداف انتصاب کارکنان واجد شرایط
- توزیع بهینۀ حجم کار
- استرس کمتر برای سایر کارکنان
- سرمایه‌گذاری زمانی کمتر برای کارکنان
- کاهش از زیر کار در رفتن / نوسان کمتر
- معمولاً احتمال بیماری کارکنان راضی کمتر است.
- بهبود عملکرد در محل کار
- تمامی کارکنان قادر به انجام تمامی وظایف هستند.
- بهبود محیط کاری
- تداوم در تیم، همکاری منسجم‌تری تضمین می‌شود.
- تمرکز اصلی بر القای دانش و مهارت‌های جدید است.
اهداف مشترک
- یادگیری نحوۀ تعامل با همکاران و کار تیمی
- یادگیری و اجرای ایمنی، استقلال و احساس مسئولیت، طبق دفترچۀ راهنمای کار
- آشناسازی خود با رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) و به کار بستن آنها
- تقویت آگاهی از اهمیت وظایف و انجام درست و از روی وجدان آنها، برای دستیابی به عملکردی با استاندارد بالا از نظر کیفی و کمی
«هر یک از کارکنان باید تلاش کنند تا به غلبۀ تازه‌واردان بر اضطراب‌ها و هدایت آنها به سمت شیوه‌های کاری مستقل، مطمئن و مؤثر کمک نمایند.»
سازمان انتصابی
- در تمامی موارد، کیفیت از اهمیت بسیار زیادی برای انتصاب مؤفق برخوردار است، بنابراین باید رویکردی سیستماتیک به وظایف داشته باشد.
- برنامه‌ریزی و آماده‌سازی کامل از عوامل تعیین‌کنندۀ اصلی الگوهای گردش کار مؤفق و بدون مشکل است.
- کارمند جدید باید تمام اطلاعات جهت‌گیری حیاتی را دریافت کند (به عنوان مثال: در قالب چک‌لیست انتصابی)
می‌توان از این فهرست، به عنوان مبنای جلسۀ اول استفاده کرد تا جزئیات مهم نادیده گرفته نشوند.
این جلسه باید با خوشامدگویی و آشنایی مدیران و کارکنان با یکدیگر شروع شود. سایر جزئیات مهم، مانند: مقررات یکنواخت، شرح وظایف، تحویل کلید، استانداردهای سازمانی، اطلاعات مربوط به خدمات پزشکی شغلی / بهداشت و ایمنی، کتابچۀ راهنمای مقدماتی و غیره توضیح داده می‌شود. نکات دیگر، شامل: ارائۀ محل کار، نحوۀ چیدمان و سازماندهی آن (مدیریت منطقه، معاونین، ساعات کاری، تحویل شیفت، برنامه‌ریزی جداول کاری، اقدامات ایمنی، کانال‌های ارتباطی و غیره) می‌باشد.
یکی از نکات مهم دیگر، توضیح برگۀ بررسی است. در صورت امکان تعیین راهنما، او نیز باید در این جلسه حضور داشته باشد. سپس راهنما به عنوان فرد در تماس با کارمند جدید عمل می‌کند.
سرپرست (مدیر) نیز باید زمان کافی را برای این جلسۀ توجیهی اختصاص دهد. فرد تازه‌وارد نباید اطلاعات بیش از حدی را دریافت کند و سپس فرصت کافی برای پرسش سؤالات در اختیار او قرار داده نشود.
«هرگز روز اول را فراموش نمی‌کنم!»
معیارهای انتخاب راهنما
- تجربۀ حرفه‌ای کافی
- هماهنگی و مهارت‌های ارتباطی مناسب
- احساس مسئولیت و انگیزه
- برخورداری از ویژگی‌های حرفه‌ای و شخصی تضمین‌کنندۀ پذیرش در گروه
- نگرش مثبت به کار خود
عوامل مهم برای انتصاب
- نگرش باز و اجتماعی
- علاقۀ تخصصی، تمرکز بر وظایف ضروری
- پیش‌نیازهای فکری و حرفه‌ای، ذهنیت منطقی، تصمیم‌گیری منطقی، انعطاف ذهنی
- چشم‌انداز پیشرفت و مؤفقیت و همچنین تصدیق تلاش‌ها
الزامات کارکنان جدید
الزامات کارکنان جدید به حوزۀ کاری مربوطه بستگی دارد. در ادامه، چند نکته به عنوان مثال آورده شده است:
- تکمیل سطح آموزش لازم
- علاقه به حوزۀ کاری و انگیزه
- احساس مسئولیت / قابلیت اطمینان / دقت
- آگاهی از بهداشت
- انعطاف‌پذیری و سازگاری
- همدلی
- درک خوب و مهارت‌های ارتباطی
- آگاهی زیست‌محیطی و غیره
برنامۀ انتصابی
نمی‌توان انتصاب را بر اساس استانداردی سفت و سخت برنامه‌ریزی کرد، بلکه باید مقدار مشخصی از انعطاف‌پذیری را مجاز دانست. دامنۀ آموزش، به موقعیت مربوطه بستگی دارد. فرد تازه‌وارد نباید به میزان زیاد یا اندک به چالش کشیده شود. تأیید این نکته بسیار مهم است که دانش انتقالی درک شده باشد.
«چه چیزی و کجا مهم نیستند، بلکه چرا و چرا به این صورت مهم هستند!»
«به جای کپی کردن، درک کنید!»
مراحل مختلف انتصاب کارمند جدید
کارمند جدید، پنج مرحله را در دورۀ انتصابی تجربه خواهد کرد؛ این مراحل از نظر «آر برودل» به شرح زیر تقسیم می‌شود:
مرحلۀ اول؛ آماده‌سازی
- شرایط تغییر یافته
- آمادگی برای شروع کار
- به همین ترتیب، آماده‌سازی برای کارمند جدید مدت‌ها قبل از شروع واقعی کار آغاز می‌شود. معمولاً سؤالاتی مانند موارد زیر مطرح می‌شود:
«آیا برنامۀ انتصابی تهیه شده است؟»، «همکاران جدید چگونه هستند؟» و غیره.
مرحلۀ دوم؛ مرحلۀ جهت‌گیری / مرحلۀ انطباق
- فرآیند انطباق
- جهت‌گیری در عمل
- کارمند جدید خود را با محل کار جدید آشنا می‌کند. چهار سؤال برای زیربنای این فرآیند آشنایی و ایجاد «احساس خوب» مهم است:
«چه چیزی کجا است؟»؛ به جهت‌گیری فضایی، تجهیزات، مواد و غیره اشاره دارد.
«چه کاری باید در چه زمانی انجام شود؟»؛ به جهت‌گیری زمانی، روال روزانه، جلسات آموزشی، جلسات آموزشی پیشرفته، مدت زمان موجود برای یادگیری و غیره اشاره دارد.
«من در گروه چه کسی هستم؟»؛ به جهت‌گیری شخصی، یعنی تعامل در گروه، داشتن راهنما و غیره اشاره دارد.
«چه کاری چگونه انجام می‌شود؟»؛ به گرایش تخصصی اشاره دارد، آیا «SOP»ها، دستورالعمل‌های وظایف و اسناد آموزشی در دسترس هستند؟
مرحلۀ سوم؛ مرحلۀ تثبیت
- حجم کاری به طور فزاینده در تیم کاهش می‌یابد.
- در این مرحله، کارمند جدید سعی می‌کند تا با محیط جدید سازگار شود.
- در این مرحله، حفظ انگیزه و اشتیاق بسیار مهم است. این امر، در صورت رعایت میانگین طلایی، بین عدم به چالش کشیدن زیاد یا کم فرد تازه‌وارد به بهترین وجه انجام می‌شود.
- باید پیشرفت و مؤفقیت هر دو طرف، یعنی؛ کارمند جدید و راهنما مورد تأکید قرار گیرد. بازخورد، بهترین کانال برای بحث آشکار دربارۀ هر موضوع یا موقعیت ایجاد شده در مرحلۀ انتصاب و از بین بردن سوءتفاهم‌ها است. موارد مثبت باید تقویت شده و موارد منفی در اسرع وقت مورد بررسی قرار گیرد تا کارکنان بهبود یابند.
مرحلۀ چهار؛ مرحلۀ صلاحیت
- جهت‌گیری تخصصی و ادغام در تیم در این مرحله صورت می‌گیرد.
- کارمند، به طور فزاینده، اعتماد به نفس بیشتری پیدا می‌کند و مهارت‌های خود را در بوتۀ آزمایش قرار می‌دهد؛ به این معنی که دانش حاصل را پیاده می‌کند. فرد در این مرحله نیز، حس استقلال بیشتری پیدا می‌کند و اتکای او به راهنما کمتر می‌شود.
مرحلۀ پنج؛ مرحلۀ بلوغ یا مرحلۀ انحطاط
- این امر، به معنای رضایت در محیط کار، یعنی؛ نمود پذیرش شخصی و حرفه‌ای است.
- در صورت عدم پذیرش در این مرحلۀ نهایی، غالباً فرد تازه‌وارد تصمیم به کناره‌گیری از شغل خود گرفته است.
گفتگوی موقت و گفتگوی پایانی
- گفتگوی موقت و نهایی در مرحلۀ انتصابی، نباید با جلسۀ بازبینی قبل از پیشنهاد موقعیت دائمی به فرد اشتباه گرفته شود.
- باید تعداد این گفتگوها و مراحل آنها مشخص شود و به کارمند جدید اطلاع داده شود.
- همواره باید صورتجلسۀ مذاکرات را حفظ کرد.
- راهنما و مدیریت بخش باید در این گفتگوها شرکت کنند تا افزایش دانش را پیگیری کنند و مشترکاً در مورد هرگونه عدم قطعیت بحث کنند.
- صحبت نهایی در مورد مرحلۀ انتصاب باید قبل از پایان دورۀ آزمایشی برگزار شود.
عوامل بازدارندۀ انتصاب
- عدم برنامه‌ریزی محدوده و چارچوب زمانی مراحل انتصابی
- عدم تنظیم کتبی اهداف یادگیری، یعنی؛ نداشتن کتابچۀ راهنمای انتصابی
- عدم پیش‌بینی برای گفتگوهای بازخوردی، جهت تأیید دانش به تازگی کسب شده
- زمان اندک تخصیص یافته برای بحث‌های میانی و اشارۀ مختصر و گذرا به موضوعات
- جریان بی‌پایان راهنماهای مختلف
- عدم تخصیص زمان برای معرفی کارمند جدید در برنامۀ کاری
- راهنما الگو نیست؛ بنابراین فرد تازه وارد نمی‌تواند نگرش مثبتی را نسبت به وظایف خود ایجاد کند.
خلاصۀ نکات پوشش داده شده در مراحل یادگیری
کارآموز با تمرین و امتحان کردنُ چیزهای مختلف، مهارت‌هایی را برای کار سریع‌تر و مطمئن‌تر و همچنین کسب تجربه به دست می‌آورد. نظارت بر پیشرفت، در مرحلۀ انتصاب بسیار مهم است و این امر باید ثبت شود. به این ترتیب می‌توان پیگیری کرد که چه وظایفی به کارمند جدید معرفی شده و ابتدا تحت نظارت و سپس به طور مستقل صورت گرفته است.
این امر، به تعیین اهداف به معنای بررسی پوشش موضوعات تعیین شده در مراحل انتصاب و مناسب بودن روش‌های مورد استفاده کمک می‌کند. هرگونه اتفاق ناگوار باید توضیح داده شود و دلایل نرسیدن به هدف در مرحلۀ انتصاب مورد بحث قرار گیرد. در مقابل، به هنگام دستیابی به اهداف یادگیری، باید این موضوع را مورد تحسین قرار داد. سایر ابزارهای کنترلی، شامل: مشاهدۀ نحوۀ انجام وظایف کارمند، پرسش سؤالات مرتبط و آنالیز مشترک متعاقب است.
راهنما، تحت هیچ شرایطی نباید كارمند جدید را پس از مرحلۀ آخر به طور ناگهانی رها كند؛ زیرا در اغلب موارد، تماس نزدیك با راهنما برقرار می‌شود. کارمند جدید باید همچنان احساس کند که راهنما در کنار او حضور دارد تا در موقعیت‌های دشوار به کمک او بیاید. راهنما تا حدی مسئول ادغام کارمند جدید در تیم و افزایش دانش تخصصی او نیز هست.
تعریف فازهای انتصابی به انعطاف‌پذیری در بازۀ زمانی تعیین شده منجر می‌شود، توجه فردی را فراهم می‌کند و در عین حال دستیابی به اهداف تعیین شده را تضمین می‌نماید. در بسیاری از زمینه‌ها، داشتن راهنمای آموزش دیده تنها یک توهم محض است. اما با مراجعه به فرد مناسب یا بر اساس معیارهای انتخابی فوق‌الذکر می‌توان راهنمای واجد شرایطی را در تیم خود انتخاب کرد. فرآیند انتصاب در صورت آمادگی مناسب راهنما و نگرش مثبت او نسبت به نقش خود، مؤفق خواهد بود. فاز انتصابی دارای ساختار مناسب برای همگام شدن با سرعت بالای فعالیت‌های جاری و برآورده کردن تمامی الزامات ضروری است.